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黑龙江恢先地震工程学基金会办公室管理办法

2013年8月9日)

第一章  总则 

第一条  为加强办公室管理,明确办公室内部管理职责,使内管理标准化、规范化,结合实际,制订本办法。
第二条  办公室各项工作应有章可循、有法可依,保证基金会的各项事务有效开展
第三条  办公室人员应明确各项工作职责,简化办理流程,做到每周有计划、每月有总结的工作目标。

第二章  办公室职责范围

第四条  负责基金会相关规章办法的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。
第五条  负责基金会文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理等工作,保证各项事务有序开展。
第六条  负责基金会对内、对外公共关系的维护和改善,做好来客接待和基金会的各项文化宣传等工作。
第七条  办公室管理人员在办公室主任领导,按照岗位职责独立开展工作。
第八条  负责完成上级交代的其他工作。

第三章  办公室事务管理

第九条  文件管理
(一) 文件管理内容主要包括:上级函、电、来文,基金会上报下发的各种文件、资料。同级相关方函、电、来文;
(二) 凡正式文件均需由办公室主任根据文件内容和性质阅签后,由工作人员分送承办部门阅办,重要文件应呈送基金会领导亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完,紧急文件要即阅即办;
(三) 
传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
第十条  档案管理:
() 基金会各类行政收发文件,要统一由办公室备案登记,随时收发,随时登记;() 归档的文件材料必须按年度立卷,各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料,都要按照本办法的规定,分别立卷归档;
() 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算资料。会计档案管理应严格按照《非营利组织会计办法》执行。
第十一条  信息披露:
() 信息披露的内容包括四个方面:1. 机构基本信息;2. 年度工作报告;3. 财务办法及财务报告;4. 重大事项等;
() 黑龙江恢先地震工程学基金会对本机构披露的信息承担全部责任,所披露的信息资料应当真实、准确、完整,不得有虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏,并应当保证捐赠人和社会公众能够快捷、方便地查阅公布的信息资料。
() 信息披露对象是社会公众,其中,根据捐赠人、省民间组织管理局、财政、税务等部门的要求,黑龙江恢先地震工程学基金会应提供专门信息和报告。
() 对可能侵犯他人权益或隐私,以及其他法律法规规定不予公开的信息可不予披露。公开捐赠人和受益人的信息需征得当事人同意或事先进行约定。
第十二条  公章管理:
() 公章刻就后,由基金会办公室发文启用。并报送主管部门备案。必要时,由基金会对外发布相关公告;
() 公章由办公室专人妥善保管,实行公章使用登记签批办法,随用随锁。不得将公章带离办公室。特殊情况,确需携带的,须经主管领导书面批准; 
() 当名称变更或机构撤销时,公章即行停用。停用公章要发文通知有关单位,并在通知中说明原因。

第四章  附则

十三条  本办法自2013年8月9日生效。
第十四条  本办法的解释权属于黑龙江恢先地震工程学基金会理事会。